• Nicht oft benutze Aktenordner und Dokumente, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben, sollten in regelmäßigen Abständen durchgesehen und wenn notwendig aussortiert werden. Wichtig ist, dass für das Aktenvernichten eine gewisse Ordnung in den Dokumenten vorhanden sein muss.

    Bevor man mit dem Ausmisten beginnt, sollten alle wichtigen Dokumente herausgefiltert und separat abgeheftet werden. Sehr wichtig ist bei der Aktensortierung, dass die Ordner thematisch geordnet und chronologisch abgeheftet werden. So lassen sich die wichtigen Dokumente schnell finden.

    Wenn man sehr viele Ordner besitzt und den Durchblick kaum noch behalten kann, lohnt es sich einen Büro-Organisationsberater zu engagieren, der beim Ausmisten der Akten und Ordner hilft bzw. zur Seite stehen kann, wenn man sich unsicher ist, ob bestimmte Dokumente aufbewahrt oder entsorgt werden können. 

     

    Akten privat vernichten

     

    Welche Akten dürfen nicht vernichtet werden?

    Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die man auf keinen Fall vernichten darf. Hierzu gehören Zeugnisse, diverse Urkunden, wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde sowie Scheidungsurteil und Impfausweis Diese Dokumente sollten stets an einem sicheren Platz aufbewahrt werden, wo sie jederzeit wiedergefunden werden können und im Falle eines Notfalls schnell greifbar sind.

     

    Können Probleme beim Vernichten von Akten grundsätzlich auftreten?

    Bei geschäftlichen Unterlagen gibt es stets ein Ablaufdatum, welches angegeben werden muss. Mit dem Ablaufdatum wird deutlich, bis wann die Akten aufbewahrt werden müssen. Bei privaten Dokumenten sieht es anders aus.

    Alle Dokumente müssen vor der Vernichtung genau unter die Lupe genommen werden. Bei Rechnungen sollte man stets auf das Datum achten. Alltägliche Rechnungen können problemlos entsorgt werden. Arzt-Rechnungen sind um einiges länger aufzubewahren. Die Gewährleistungszeit liegt in Deutschland bei 3 Jahren, es sei denn es geht um Schadenersatz-Ansprüche, diese gelten sogar noch nach 30 Jahren.

    Rechnungen von elektrischen Geräten mit Garantieleistung oder aber auch Kfz-Rechnungen aus der Werkstatt sollten ebenfalls über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Am besten ist es, wenn alle Rechnungen ordentlich sortiert in gekennzeichneten Ordnern bzw. Aktenordnern aufbewahrt werden.

     

     

    Akten privat vernichten

     

    Umgang mit Unterlagen aus Bankgeschäften und Versicherungen:

    Diese Unterlagen behält man solange auf, bis der Vertrag mit dem Kreditinstitut abgelaufen ist. Das Gleiche gilt für das Aufbewahren von Kontoauszügen. Kontoauszüge werden bestenfalls in chronologischer Abfolge sortiert abgeheftet. Auf diese Weise hat man stets einen genauen Überblick über die eigenen Finanzen. Kontoauszüge sollten für regelmäßige Auszahlungen bis zu 4 Jahre als Beweis genutzt werden können.

    Auch sämtliche Dokumente bzgl. der Steuererklärung mit dem Finanzamt müssen sorgfältig sortiert und bereitgehalten werden. Auch Steuerbescheide müssen auf jeden Fall aufbewahrt werden. Diese könnten zum Beispiel von Nöten sein, wenn man einen Kreditantrag ausfüllen muss.  

    Dokumente zu Versicherungsunterlagen müssen nicht komplett aufbewahrt werden. Viele Privat-Personen bewahren alle Unterlagen ihrer Versicherungen auf, doch das ist gar nicht notwendig. Es ist ausreichend, wenn der ursprüngliche Versicherungsvertrag aufgehoben wird und alle Änderungen, die im Nachhinein vorgenommen wurden.

    Falls Versicherungsbeträge nicht regelmäßig bezahlt wurden, sind die darauf folgenden Zahlungsaufforderungen mit Sicherheit notwendig für die Steuererklärung und sollten in dem Fall aufbewahrt werden.

     

    Akten privat vernichten

     

    Weitere interessante Links:

    Bundesdatenschutzgesetz

    Wohin mit dem ganzen Papierkram?

    -Was ist bei der Entsorgung verschiedener Abfälle zu beachten?

     

     


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